Chi ha un’impresa con dipendenti sa bene che in Italia il carico fiscale è davvero alto. Avere dei dipendenti e non esternalizzare quindi tutte le attività interne alla tua azienda, ti consente di avere maggiore controllo; di contro, però, si è sottoposti ad alti costi per contributi e versamenti obbligatori per il personale dipendente. Stante questo quadro complessivo, è essenziale sapere perlomeno quando poterti avvantaggiare dei diritti che ti spettano in quanto a deduzioni. In questo articolo trattiamo quindi del rimborso spese ai dipendenti, come funziona per il dipendente e per l’imprenditore.
Tipologie di spese rimborsabili
Ma quali sono le spese che possono essere rimborsate ed in che misura? Spesso le categorie oggetto di rimborso sono i venditori e gli addetti commerciali che vengono rimborsati per spese relative a:
- Spese di vitto e alloggio
- Spese di viaggio (carburante, pedaggi autostradali, ecc., sia con il proprio veicolo che con mezzi di terzi)
- Spese telefoniche
L’entità e la stessa natura del rimborso cambiano al variare dell’inquadramento del collaboratore. Non è inusuale infatti che all’interno dei contratti tra società e lavoratore si faccia esplicito riferimento alla tipologia di rimborsi prevista durante lo svolgimento dell’attività professionale.
Rimborso spese per trasferta
Innanzitutto bisogna distinguere se la trasferta è avvenuta entro il comune di residenza del dipendente o al di fuori di esso. Nel primo caso l’indennità è sottoposta a tassazione ordinaria fatta eccezione per le spese per il trasporto pubblico, mentre le spese di vitto e alloggio all’interno del territorio comunale sono ammesse in deduzione nel limite del 75% dell’importo complessivamente sostenuto.
Se invece la trasferta avviene al di fuori del territorio comunale, è tutto diverso. Il rimborso può essere a piè di lista, forfettario o misto. Per rimborso forfettario si intende un rimborso di una cifra fissa al dipendente che non deve quindi giustificare le spese. Il rimborso a piè di lista invece prevede il rimborso completo delle spese sostenute dal dipendente che dovrà riprodurre ricevute, scontrini e pezze di appoggio di tutte le spese sostenute e dovrà altresì compilare una scheda di prima nota relativa alle spese. Infine il rimborso misto è, per definizione stessa, una via di mezzo fra i due precedenti rimborsi. Spesso quest’ultima opzione viene utilizzata quando vi sono tra le spese da rimborsare anche vitto e alloggio che possono essere in maniera agevole e proficua essere documentate con piè di lista, per poi lasciare tutto il resto al regime forfettario.
Rimborso spese: può essere pagato in contanti?
Si. L’Ispettorato nazionale del lavoro ha chiarito in una nota la questione della modalità di pagamento dei rimborsi spese, affermando che è possibile corrispondere in contanti le somme che non rientrano nella retribuzione. L’obbligo di tracciabilità attivo dal 1° luglio 2018 riguarda soltanto lo stipendio. Attenzione però: resta attivo il tetto di 2.999,99 euro per i pagamenti in contanti che possono essere forniti senza alcuna forma di tracciabilità pena la sanzione amministrativa pecuniaria da 1.000 a 5.000 euro.
Rimborso spese ai professionisti e lavoratori autonomi: come funziona
I professionisti ed i lavoratori autonomi sono spesso oggetto di rimborsi spese per attività inerenti al negozio regolato dal contratto che li lega alla società. Le spese possono essere sostenute dal professionista e poi rimborsate dal committente oppure possono essere direttamente sostenute dal committente.
Dal 1 Gennaio 2015, con le nuove regole per ottenere il rimborso, le prestazioni alberghiere e di somministrazione di alimenti e bevande pagate direttamente dal committente e a questi direttamente fatturate, dal non costituiscono compensi in natura per il professionista e non partecipano quindi alla formazione del reddito di lavoro autonomo dello stesso. Di conseguenza il committente potrà dedurre il relativo costo secondo le regole applicabili alla propria categoria di reddito
Oltre a ciò, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che non opera il limite di deducibilità del 75% per le spese sostenute per l’acquisto di prestazioni alberghiere e di somministrazione di alimenti e bevande, di cui sono beneficiari i professionisti nel contesto di una prestazione di servizi resa al committente
Quindi a differenza di quanto accade per i dipendenti il successivo riaddebito al committente delle spese di vitto e alloggio dovrà essere considerato a tutti gli effetti compenso per il professionista che concorre alla formazione del reddito di lavoro autonomo e quindi da assoggettare a ritenuta.
Il relativo costo sarà poi deducibile dal professionista con il doppio limite previsto dall’art. 54, co. 5, Tuir: “nella misura del 75 per cento, e, in ogni caso, per un importo complessivamente non superiore al 2 per cento dell’ammontare dei compensi percepiti nel periodo d’imposta.”