La pandemia globale ha portato l’industria degli eventi ad abbracciare ed esplorare il mondo degli eventi virtuali come mai prima d’ora. Nei primi mesi del 2020 AIM Group ha già organizzato più di 90 eventi digitali (congressi, corsi ECM e meeting aziendali) e altri 180 eventi virtuali saranno realizzati entro la fine dell’anno.
Durante la pandemia molti clienti aziendali e associativi hanno fatto le prime esperienze di eventi completamente virtuali, spesso pianificandoli in tempi molto brevi. Sperimentare il digitale è una necessità, maturata in circostanze senza precedenti, ma in alcuni casi può portare a realizzare in fretta eventi virtuali con strategia e design scarsi o nulli, e mancanza di creatività e professionalità.
Ecco perché AIM Group ha deciso di valorizzare l’esperienza acquisita a livello nazionale e internazionale con i clienti per stilare alcune linee guida su come pianificare e organizzare eventi virtuali in grado di soddisfare tutti gli stakeholder – partecipanti, relatori e sponsor -, sfruttando le nuove opportunità offerte dai format e canali digitali. Nasce così il nuovo White Paper intitolato “Virtual and Hybrid Events: a guide to success”, firmato da Annalisa Ponchia, Director of Innovation and Customer Experience di AIM Group International.
“L’organizzazione di un evento virtuale e ibrido richiede un DCO, non è un refuso, ossia di un Digital Conference Organiser, che metta a disposizione un team con conoscenze e competenze specifiche e la capacità di guidare in modo strategico, e non solo tecnico, la pianificazione di eventi in parte o del tutto digitali”, sottolinea Annalia Ponchia.
Quando si intraprendere la pianificazione di un nuovo evento virtuale o ibrido, è utile seguire un percorso che copre in modo completo le varie componenti. La metodologia presentata nel White Paper, scaricabile gratuitamente dal sito web di AIM Group, suggerisce sei semplici passaggi:
1. Il giusto contenuto per il formato digitale. Occorre partire dal contenuto dell’evento per collegarlo e adattarlo al contesto digitale, adattando il format, lo stile di comunicazione e il tone of voice, l’agenda e gli strumenti.
2. Il Digital Event Team: mentalità strategica e competenze tecniche. Dal Digital Event Strategist al Content & Resource Manager o all’esperto in strumenti digitali, sono diversi gli skill e i profili specialistici richiesti per questo tipo di eventi.
3. Piattaforma digitale e user experience: come scegliere la soluzione migliore? Che si tratti di un evento completamente virtuale, ibrido o multi-hub, occorre partire valutando le esigenze formative e dell’utente, per poi scegliere le piattaforme e gli strumenti tecnologici più rispondenti.
4. Opportunità digitali di sponsorizzazione e aree espositive virtuali. È importante trovare nuovi modi per generare valore per gli sponsor e non semplicemente replicare quelli in uso negli eventi in presenza.
5. L’importanza della comunicazione. Occorre curare con particolare attenzione la comunicazione per ottenere attenzione e fiducia in ambito digitale dalla propria target audience e coinvolgere gli utenti prima, durante e dopo l’evento.
6. Sostenibilità e iniziative di CSR. Gli eventi online possono essere molto più sostenibili dal punto di vista ambientale, occorre metterlo in evidenza e, come per gli eventi reali, cercare di realizzare anche iniziative di CSR per lasciare un contributo positivo a favore della comunità.
“Gli eventi virtuali e ibridi non sono un fenomeno passeggero: diventeranno parte integrante delle strategie di aziende e associazioni, anche quando si potranno realizzare grandi eventi face to face – afferma Patrizia Semprebene Buongiorno, vicepresidente AIM Group International – Pianificare un evento virtuale o ibrido è molto più complesso di quanto si possa immaginare. Saper gestire le opportunità virtuali è stato fondamentale in questa fase e potrà essere utile per creare esperienze ibride memorabili e coinvolgenti”.