La relazione tra alberghi e organizzatori, spesso conflittuale per ragioni tariffarie, è stato al centro del primo dei seminari organizzati da Federcongressi&eventi nell'ambito di Btc, la fiera dedicata al congressuale che si conclude oggi alla Fiera di Rimini.
L'organizzatrice professionista Eleonella Righetti Cinquetti ha richiesto a gran voce un prezzo equo, così da proteggersi dalle lamentele (a volte anonime) da parte di clienti che alla fine dell'evento dichiarano di voler prenotarsi le camere da soli da lì in poi. Il punto di vista espresso da Starhotels, rappresentato da Dorella Lazzarotto e Laura Baroncelli, è che bisogna negoziare in modo diverso per garantire il successo del Pco (che investe sul congresso) e degli hotel partner. In virtù dei cambiamenti del comportamento d'acquisto, il Pco si trova sempre più in difficoltà perché deve stabilire una tariffa con anni di anticipo e poi non può modificarla. Nel frattempo l'impostazione tariffaria dell'hotel si evolve continuamente, più volte al giorno in relazione all'andamento nelle vendite.
Ma come fare a concordare tempi di pagamento congrui con i tempi del congresso? Cinquetti ha auspicato un dialogo più serrato su questo tema, perché troppi Pco si trovano a dover anticipare sino al 90% (se non addirittura il 100%) delle spese. "Le catene o gli hotel strutturati con un team di professionisti Mice – ha detto Laura Baroncelli – sono in grado di intercettare e comprendere i cambiamenti del mercato e guidare gli hotel sui cambiamenti così da trovare una via comune di interpretazione e gestione dei congressi e quindi uno standard di compagnia. Inoltre, l'uso di event desk di compagnia rappresenta un ottimo metodo peri Pco per avere un unico referente e quindi ottenere offerte omogenee anche se riguardanti più città".