Le soluzioni di pagamento virtuali per i viaggi d’affari non solo sono utili ai viaggiatori e semplificano i processi contabili, ma hanno anche un impatto immediato sui costi diretti. Il nuovo white paper di HRS, ‘Savings Through Transparency’, rivela che il prezzo medio delle stanze in hotel per i pernottamenti prenotati diminuisce mediamente del 12% in seguito all’introduzione di una soluzione di pagamento virtuale centralizzata. L’analisi è stata condotta su 30.000 prenotazioni alberghiere di aziende, divise equamente tra prenotazioni effettuate prima e dopo l’introduzione di una soluzione di pagamento virtuale.
Con le soluzioni di pagamento virtuali, la ricezione e il saldo delle fatture degli hotel da parte delle aziende avviene in maniera centralizzata e senza alcun scambio di documenti cartacei. La fattura dell’hotel viene infatti saldata con una carta di credito generata al momento della prenotazione e il viaggiatore non deve pagare in anticipo o elaborare resoconti di spese di viaggio. In questo modo si ottiene la totale trasparenza su tutte le spese di soggiorno e su ogni singola voce di spesa. Oltre ai vantaggi di processo (risparmi indiretti) di cui le aziende sono consapevoli ormai da tempo, vi sono anche diversi vantaggi diretti:
in seguito all’introduzione di una soluzione di pagamento virtuale, la tariffa media per la prenotazione di una stanza è scesa da 112,3 euro a 98,6 euro, pari a un calo del 12%;
la percentuale dei no-show in hotel ovvero la proporzione delle prenotazioni per le quali il viaggiatore non si presenta in hotel è anch’esso un costo aggiuntivo per le aziende. Anche questa percentuale è scesa, precisamente dal 4,1% al 3,5%. Oltre ai vantaggi di efficienza operativa, la minor percentuale di no-show va a beneficio degli hotel partner che possono gestire in modo più efficace l’inventario;
i viaggiatori hanno prenotato il pernottamento con 2,5 giorni di anticipo rispetto a prima, ovvero 11 giorni prima dell’arrivo anziché 8,5 giorni.
La riduzione dei costi sulla tariffa media è determinata da due fattori. In primo luogo, la prenotazione anticipata causa l’aumento delle tariffe in concomitanza con eventi come le fiere. In secondo luogo, i dati mostrano un’inversione di tendenza, con prenotazioni più frequenti in hotel e catene locali rispetto alle catene globali.
Se tali hotel comprendevano solo il 30% delle prenotazioni prima dell’introduzione della soluzione di pagamento virtuale, la proporzione è salita al 40% in seguito all’implementazione della soluzione. Come mostra un’ulteriore analisi dei dati di HRS, gli hotel non appartenenti alle catene globali offrono spesso tariffe più vantaggiose per stanze di qualità analoga, grazie al fatto che tali proprietà non devono sostenere costi di franchising e altre spese generali correlate.
“Lo studio mostra che la trasparenza ottenuta grazie alle soluzioni di pagamento virtuali sembra orientare i viaggiatori verso hotel meno costosi. In effetti, i viaggiatori stanno modificando il loro comportamento e risparmiando denaro…senza nemmeno accorgersene. Questo apre un nuovo scenario sul tema dei vantaggi del pagamento virtuale, poiché finora l’attenzione è stata rivolta principalmente ai risparmi indiretti”, ha detto Christian Gall, Vice President Payment Solutions di HRS.
Il white paper può essere scaricato all’indirizzo https://corporate.hrs.com/it/soluzioni/risparmi-con-trasparenza.