La contabilità relativa alle spese di viaggio è uno dei maggiori fattori di costo e una delle maggiori perdite di tempo per le aziende. È quanto emerge da uno studio condotto dalla GBTA Foundation e da HRS. Secondo lo studio, ogni nota spese per un viaggio d’affari con alloggio richiede in media 20 minuti e costa 53 euro per l’elaborazione. Il processo è anche soggetto a errori: una richiesta di rimborso su cinque non è corretta e ogni correzione richiede altri 18 minuti e costa altri 47 euro.
In Italia dove, secondo l’Osservatorio del Business Travel, sono state effettuati dalle imprese italiane 30,8 milioni di viaggi di lavoro nell’ultimo anno, solamente per i costi di elaborazione sarebbero stati spesi miliardi e i dipendenti che viaggiano avrebbero impiegato moltissimo tempo per stilare la nota spese.
“Quando ricerca le voci su cui tagliare, la maggior parte delle aziende si concentra solo sui costi diretti, come il prezzo dei biglietti ferroviari, dei voli o delle camere di hotel. Tuttavia ci sono potenziali risparmi molto più alti che si possono conseguire migliorando l’elaborazione delle note spese. La chiave di questo miglioramento è l’elaborazione automatica e digitalizzata, che annulla la necessità di inserire manualmente le voci e allegare le ricevute”, dice Tobias Ragge, CEO di HRS. Ad esempio, un cliente HRS potrebbe tagliare i costi di circa il 50% tramite i processi di fatturazione digitalizzata.
In Europa, l’invio delle fatture cartacee è diffuso ancora all’81%. Le ricevute sui dispositivi mobili, come ad esempio quelle fotografate con lo smartphone, che sono accettate dalla maggior parte delle aziende in Nord America (61%), sono ancora una nicchia in Europa (16%). Le richieste di rimborso scansionate, che rappresentano lo standard in Nord America (84%), vengono utilizzate solamente dal 40% delle aziende in Europa.
Al contrario, la maggior parte delle aziende gestisce le prenotazioni dei voli in maniera professionale. I metodi che prevedono il pagamento direttamente da parte dell’azienda vengono utilizzati il doppio rispetto alle prenotazioni degli hotel. Per queste prenotazioni, i metodi di pagamento più comuni sono quelli in cui il dipendente paga in anticipo e poi richiede il rimborso. Con le soluzioni di pagamento digitalizzate, il metodo impopolare del pagamento anticipato non viene più applicato e i dati vengono registrati direttamente nel sistema di contabilità dell’azienda.