Grande successo, con i suoi 150 iscritti, per il seminario tenutosi con modalità ibrida il 14 febbraio, sui contratti tra meeting planner e alberghi o sedi congressuali. L'evento ha fatto base a Catania, presso l'Hotel Villa Paradiso dell'Etna, ed è stato collegato in videoconferenza col Melià Milano: in entrambe le sedi un ricco panel di specialisti ha commentato la bozza di contratto-standard derivata dalla traduzione e dall'adattamento – a cura dello Studio legale Mazzeo&Lucati e finanziata dal Sicilia Convention Bureau – dell'APEX Contracts Accepted Practices, sviluppatesi nell'ambito del Convention Industry Council (l'interassociazione di categoria, con base negli Stati Uniti, di cui MPI fa parte)
A Catania, moderati dal Vp education Mike Van der Vijver, erano presenti la presidente Paola Casentini; il president-elect Gaetano Sciatà CMP; il vicepresidente di Federturismo Sicilia Ugo Rendo; il Presidente mondiale Uftaa Mario Bevacqua; il vicepresidente nazionale di Federalberghi Nico Torrisi; il direttore generale di Sicilia Convention Bureau Maja de Simoni e Doriana Briguglio di Site Italy.
Molti i temi sul piatto. Il concetto-chiave è che il contratto va costantemente adattato di volta in volta alle varie fattispecie con un occhio di riguardo per il rispetto dell'etica. Un esempio è la questione degli anticipi, sovente esagerati, che gli alberghi tendono a chiedere per eventi con scadenze molto lontane. Affrontato anche la prassi, poco etica, di scavalcare l'agenzia e lavorare direttamente col cliente finale, perché, a seconda dei casi, ciò può costituire un illecito. La linea-guida è che ciascuno dovrebbe stare nei limiti del proprio ambito: gli alberghi sono alberghi, non possono fare le veci del Pco o del DMC.
Come tutelarsi, poi, nei confronti dell'albergo che firma un contratto con un anno di anticipo e che successivamente modifica le tariffe inserendone in internet di più basse? Durante i lavori è stato suggerito di contattare alberghi seri i cui reservation manager lavorano di concerto col commerciale e con chi fa quotazioni per gruppi. Anche qui va peraltro tenuto sempre presente che la certezza di cento camere a un anno e passa dall'evento va pagata. Non è confrontabile con un'offerta last minute limitata a un pugno di camere.
La bozza del contratto verrà ora discussa dai Consigli direttivi di tutte le associazioni, i quali, emendandola e approvandola nei prossimi mesi, produrranno la versione finale, unitaria e condivisa.