Una ricerca effettuata dalla GBTA Foundation in collaborazione con HRS Global Hotel Solutions, che ha coinvolto circa 500 viaggiatori d’affari, dall’Europa al Nord America, ha evidenziato alcuni aspetti interessanti riguardanti i viaggi di lavoro. Quattro viaggiatori d’affari su cinque (79%) hanno dichiarato che la scelta delle prenotazioni per le trasferte lavorative dipende principalmente dalle policy di viaggio delle rispettive aziende. Semplicità di utilizzo (71%) e costi (70%) occupano invece il secondo e il terzo posto.
“Comunicare ai dipendenti le corrette policy aziendali di viaggio, nel rispetto delle tempistiche e delle modalità più efficienti e analizzando i feedback dei viaggiatori, è fondamentale per tutte le aziende che desiderano ottenere comportamenti conformi dai loro dipendenti – ha affermato Tobias Ragge, CEO di HRS – la praticità e la facilità di utilizzo degli strumenti di prenotazione messi a disposizione dei viaggiatori, sono fattori fondamentali che consentono ai travel manager di poter facilmente monitorare l’intero processo, dalla ricerca e prenotazione, alle note spese”.
La ricerca ha messo in luce che spesso, a causa di mancata comunicazione con i dipendenti, le aziende pagano due volte i servizi di extra: una volta perché inclusi negli accordi negoziati precedentemente con gli hotel e una seconda volta nella nota spese dei dipendenti che prenotano e pagano gli stessi servizi in loco. Ad esempio il Wi-Fi è nell’89% dei casi già incluso nella tariffa dell’hotel, ma più di un quinto dei viaggiatori (22%) acquista questo servizio extra sul posto. Una comunicazione mirata al dipendente che illustri quali siano i servizi compresi nella prenotazione contribuirebbe senza dubbio a risolvere il problema. Allo stesso modo, una valutazione dettagliata dei servizi desiderati e utilizzati dai viaggiatori può essere utile per migliorare la soddisfazione dei dipendenti relativamente al programma di viaggio. I risultati dello studio mostrano preferenze diverse rispetto ai canali di comunicazione da utilizzare a seconda delle fasce d’età e della provenienza dei dipendenti. Se in Europa si preferisce la comunicazione via e-mail, negli Stati Uniti la preferenza cade sulla Intranet (preferenza per e-mail: 53% USA, contro 60% Europa; Intranet 34% contro 51%). I dipendenti della fascia d’età compresa tra i 18 e 34 anni, noti come GenerazioneY, hanno mostrato chiaramente maggiore interesse per gli incontri personali finalizzati al ricevimento dei dettagli relativi alla policy di viaggio, per un totale pari al 55%, rispetto ai colleghi di età compresa tra i 35 e 54 anni (35%) e agli over 55 (33%).