domenica, 24 Gennaio 2021

Puntualità e precisione nelle comunicazioni per risparmiare sui viaggi aziendali

Una ricerca effettuata dalla GBTA Foundation in collaborazione con HRS Global Hotel Solutions, che ha coinvolto circa 500 viaggiatori d’affari, dall’Europa al Nord America, ha evidenziato alcuni aspetti interessanti riguardanti i viaggi di lavoro. Quattro viaggiatori d’affari su cinque (79%) hanno dichiarato che la scelta delle prenotazioni per le trasferte lavorative dipende principalmente dalle policy di viaggio delle rispettive aziende. Semplicità di utilizzo (71%) e costi (70%) occupano invece il secondo e il terzo posto.

“Comunicare ai dipendenti le corrette policy aziendali di viaggio, nel rispetto delle tempistiche e delle modalità più efficienti e analizzando i feedback dei viaggiatori, è fondamentale per tutte le aziende che desiderano ottenere comportamenti conformi dai loro dipendenti – ha affermato Tobias Ragge, CEO di HRS – la praticità e la facilità di utilizzo degli strumenti di prenotazione messi a disposizione dei viaggiatori, sono fattori fondamentali che consentono ai travel manager di poter facilmente monitorare l’intero processo, dalla ricerca e prenotazione, alle note spese”.

La ricerca ha messo in luce che spesso, a causa di mancata comunicazione con i dipendenti, le aziende pagano due volte i servizi di extra: una volta perché inclusi negli accordi negoziati precedentemente con gli hotel e una seconda volta nella nota spese dei dipendenti che prenotano e pagano gli stessi servizi in loco. Ad esempio il Wi-Fi è nell’89% dei casi già incluso nella tariffa dell’hotel, ma più di un quinto dei viaggiatori (22%) acquista questo servizio extra sul posto. Una comunicazione mirata al dipendente che illustri quali siano i servizi compresi nella prenotazione contribuirebbe senza dubbio a risolvere il problema. Allo stesso modo, una valutazione dettagliata dei servizi desiderati e utilizzati dai viaggiatori può essere utile per migliorare la soddisfazione dei dipendenti relativamente al programma di viaggio. I risultati dello studio mostrano preferenze diverse rispetto ai  canali di comunicazione da utilizzare a seconda delle fasce d’età e della provenienza dei dipendenti. Se in Europa si preferisce la comunicazione via e-mail, negli Stati Uniti la preferenza cade sulla Intranet (preferenza per e-mail: 53% USA, contro 60% Europa; Intranet 34% contro 51%). I dipendenti della fascia d’età compresa tra i 18 e 34 anni, noti come GenerazioneY, hanno mostrato chiaramente maggiore interesse per gli incontri personali finalizzati al ricevimento dei dettagli relativi alla policy di viaggio, per un totale pari al 55%, rispetto ai colleghi di età compresa tra i 35 e 54 anni (35%) e agli over 55 (33%).

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