Secondo un sondaggio condotto da BCD Travel su 1.349 viaggiatori d’affari in tutto il mondo, la creazione dei rapporti di spesa è il principale punto critico nel processo delle spese legate ai viaggi di lavoro. Il sondaggio sui metodi di pagamento e sulle spese nei viaggi di lavoro ha esaminato i metodi di pagamento utilizzati dai viaggiatori durante i loro spostamenti, i problemi che incontrano e gli strumenti a loro disposizione per aiutarli nella semplificazione della trasferta.
Per quanto riguarda i metodi di pagamento, il 79% dei viaggiatori utilizza una carta di credito aziendale. Altri metodi di pagamento includono carte personali (26%), contanti personali (12%) e pagamenti diretti dell’azienda ai fornitori di viaggi tramite bonifici bancari o carte aziendali (16%). Solo l’1% utilizza una carta virtuale, anche se il 26% è a conoscenza di questo metodo. Il sondaggio ha inoltre rivelato che un viaggiatore d’affari su sei è stato vittima di frode con carta di credito durante un viaggio di lavoro, nonostante le misure adottate.
“Le aziende alla ricerca di modi per semplificare i pagamenti per i loro viaggiatori dovrebbero esplorare i vantaggi dell’automazione dei pagamenti tramite carte di credito virtuali – ha affermato Ajay Singh, vicepresidente dei prodotti di pagamento digitale e spese presso BCD – L’automazione dei pagamenti virtuali facilita il pagamento centralizzato di prenotazioni di hotel o auto. Genera automaticamente un numero di carta virtuale monouso per ogni transazione e associa tutti i costi a una prenotazione specifica. Questo non solo semplifica il processo di pagamento per i viaggiatori, ma riduce anche notevolmente il rischio di frodi”.
Per quanto riguarda i pagamenti, il rispetto delle politiche di rimborso (29%) è il principale punto critico, seguito dalla necessità di pagare le spese di viaggio con denaro proprio (20%) e l’obbligo di avere contanti nella valuta locale (20%).
Più della metà dei partecipanti ha indicato il tempo impiegato per creare le note spesa (63%) come il principale punto critico. Altri ostacoli chiave sono la raccolta di ricevute cartacee (54%), la raccolta di ricevute in diversi formati (52%), il mantenimento delle ricevute dopo la fine del viaggio (51%) e l’inserimento di categorie complesse nelle spese, come soggiorni in hotel con pasti e altri extra pagati separatamente (50%).
Riguardo agli strumenti per le spese, le funzionalità più preziose per i viaggiatori d’affari sono tutte legate all’automazione dei processi, come l’aggiunta automatica delle ricevute di viaggio ai rapporti di spesa (76%), il collegamento automatico delle transazioni con carta di credito alle spese di viaggio (72%) e la compilazione automatica dei rapporti di spesa con i dati del viaggio al momento della prenotazione (67%).
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