Sì No Servizi ha realizzato un progetto per la registrazione elettronica dei partecipanti al VI congresso Flai-CGIL Nazionale (Federazione lavoratori agroindustriali), tenutosi a Cervia dall’8 al 10 aprile con mille partecipanti. Il progetto rispondeva a numerose esigenze: il preaccreditamento dei partecipanti pre-iscritti; il servizio di segreteria per l’emissione dei badge e per l’accreditamento degli ospiti; il rilevamento delle presenze dei partecipanti in tempo reale; la gestione dei voucher per le consumazioni al bar; il monitoraggio della consegna dei televoter per le votazioni elettroniche; l’elaborazione dati pre- e post-evento.
Nei 10 alberghi in cui alloggiavano gli ospiti sono stati distribuiti altrettanti iPad (uno per hotel). È stata anche creata un’apposita web App per effettuare il check in dei partecipanti al momento della consegna del badge. La App conteneva la lista dei partecipanti: le hostess provvedevano a scorrerla, a scegliere il nome della persona e a cliccare sul nominativo stesso. All’Hotel Dante era stata sistemata una postazione di stampa badge per le eventuali sostituzioni di persone e smarrimenti di badge. Una postazione di accredito dotata di sistema gestionale web era poi dedicata esclusivamente al pre-accredito degli ospiti Vip. La hostess apriva la scheda dell’ospite, cliccava sul bottone di arrivo e inseriva il numero degli eventuali accompagnatori, utilizzando l’apposito menù a tendina. Così facendo avviava la segnalazione all’interno del sistema gestionale, il quale comunicava l’arrivo dell’ospite ai dispositivi iPad in dotazione alla direzione e presidenza e aggiornava il numero degli accompagnatori accreditati. I badge consegnati agli ospiti e ai loro accompagnatori, dotati di tecnologia iCode, non erano nominativi. In tal modo, in caso di sostituzione del partecipante, non era necessario ristampare un nuovo badge.
La Web App consentiva di visualizzare la lista dei Vip da annunciare. Nel momento in cui un Vip arrivava e si accreditava, sulla maschera della App appariva il flag verde di arrivo e veniva visualizzato lo stato dell’annuncio. La Web App consentiva inoltre di visualizzare le presenze giornaliere dei partecipanti, in termini sia numerici sia nominativi, relativi ai dati di consegna badge e di presenze in sala, nonché di effettuare varie statistiche sui presenti e/o sugli accreditati.
Venerdì 11 sono avvenute due votazioni, per le quali si rendeva necessario monitorare la consegna e il ritiro dei televotatori. Allo scopo, Sì No Servizi aveva approntato sei terminali Wi-Fi appositi. Al momento del ritiro da parte del partecipante, veniva letto il codice a barre riportato sul suo badge e il sistema controllava in tempo reale se avesse diritto o meno al televoter.
Il rilevamento delle presenze all’ingresso della sala plenaria avveniva attraverso 4 varchi singoli a mani libere. La gestione delle consumazioni al bar era curata da un terminale Wi-Fi dedicato. Il sistema consentiva di caricare voucher elettronici direttamente sul badge del partecipante. Al bar era effettuata la lettura del numero di voucher pre-caricati sulla card in fase di realizzazione del badge, per verificare se il partecipante in possesso della card avesse o meno il diritto a effettuare consumazioni.
