La spesa mondiale per i viaggi d’affari nel 2014 è stata pari a circa 1.180 miliardi di dollari. Di questi 320 miliardi sono stati spesi per i pernottamenti in hotel. Una cifra piuttosto alta, pari a circa il 27% della spesa del totale dei viaggi. Per ottimizzare i costi, i travel manager dovrebbero puntare su un portafoglio ottimizzato di hotel che porterebbe a un risparmio di 29 miliardi di dollari.
Se spesso l’opzione più semplice e immediata è l’acquisizione nel proprio portafoglio di un elevato numero di strutture di catene alberghiere, optare per un portafoglio più bilanciato con anche hotel indipendenti può portare ad alti margini di risparmio. Ma è solo il 22% delle aziende intervistate a ricorrere alle negoziazioni con hotel indipendenti.
Alla domanda su quali sfide e quali ostacoli impediscano di raggiungere i propri obiettivi in materia di hotel procurement, i più hanno indicato l’”aumento delle tariffe degli hotel” (48%) e gli “opposti interessi interni” (46%) come cause principali. Ma ciò che molti trovano sfidante, in aggiunta, è il dispendio di tempo e risorse necessario per l’hotel procurement.
Affidandosi al supporto di esperti fornitori di servizi con una elevata conoscenza del mercato e trasparenza dei costi e in grado ottimizzare le negoziazioni tariffarie sulla base dei dati di benchmark, i travel manager di tutto il mondo potrebbero ridurre al minimo gran parte del loro sforzo, ponendo l’outsourcing dell’hotel procurement come leva decisiva per generare potenziali di risparmio.
Oggi sono poche le aziende che mettono in pratica l’outsourcing: solo il 14% delle aziende intervistate ha esternalizzato la negoziazione tariffaria a un fornitore di servizi esterno. Al contrario, la maggior parte (71%) ancora negozia le proprie tariffe alberghiere o utilizza uno strumento di supporto (14%).
“Considerando che il mercato alberghiero è costituito in Europa per l’88% da hotel indipendenti e le risorse limitate che le aziende hanno spesso a disposizione, diventa fondamentale l’outsourcing dell’hotel procurement – dice Flavio Ghiringhelli Managing Director di HRS Italia – Soltanto lo scorso anno, HRS Corporate ha negoziato 6 milioni di roomnight con circa 27.000 hotel in più di 120 paesi e più di 2.100 destinazioni e ciò lo rende il consulente ideale”.
