Privacy e turismo: come gestire i dati personali?

Prenotazioni online, check-in in hotel, carte di credito, preferenze di viaggio e informazioni sanitarie: oggi la gestione dei dati personali è diventata centrale anche nel turismo.

Per gli albergatori ma anche per gli agenti di viaggio e i tour operator, il trattamento dei dati personali riguarda la raccolta, l’organizzazione, la conservazione, la modifica, l’utilizzo, la comunicazione a terzi e, infine, la cancellazione dei dati.

Per garantire trasparenza e responsabilità in particolare nei casi di trattamento di dati sensibili o su larga scala, gli operatori turistici devono dotarsi di un registro dei trattamenti. È fondamentale, quindi, che ogni trattamento dei dati personali sia preceduto e accompagnato da un’informativa chiara e trasparente.

“È importante limitare la conservazione dei dati personali – spiega a Travelnostop.com Erika Marchesano, avvocato specialista in privacy e data protection – quelli necessari per finalità legali, come comunicazioni alla questura o obblighi contabili, devono essere conservati secondo quanto previsto dalla legge, mentre altri dati, come quelli raccolti per campagne di marketing, vanno conservati solo fino alla revoca del consenso. Gli operatori devono anche proteggere adeguatamente i dati particolari, raccogliendoli solo se strettamente necessari e assicurandosi che siano trattati in sicurezza”.

Marchesano suggerisce quindi alcune delle pratiche più efficaci che gli operatori turistici possono, e anzi devono adottare, per garantire la conformità e la protezione dei dati:

1. Utilizzare il Portale “Alloggiati web”: Imperativo utilizzare le modalità sicure di trattamento dei dati previste dal portale della Polizia di Stato. L’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS) e il D.M.7 gennaio 2013 disciplinano l’obbligo per le strutture ricettive di comunicare le generalità delle persone alloggiate alle autorità di polizia tramite il sistema telematico “Portale Alloggiati Web”. La normativa stabilisce anche che i gestori delle strutture ricettive sono tenuti a cancellare i dati digitali trasmessi alle Questure e a distruggere eventuali copie cartacee non appena il sistema “portale alloggiati” abbia generato la ricevuta di avvenuta comunicazione, la quale deve essere conservata per cinque anni;
2. Proteggere i sistemi informatici: i software di prenotazione e gestione clienti devono essere costantemente aggiornati e protetti da firewall, antivirus e sistemi di rilevamento delle intrusioni. È fondamentale implementare protocolli di cifratura per i dati sensibili, in particolare quelli relativi ai pagamenti, per evitare che possano essere intercettati o decifrati da soggetti non autorizzati;
3. Limitare gli accessi in base ai ruoli: è buona prassi adottare il principio del “least privilege”, ovvero concedere a ciascun membro dello staff solo i permessi strettamente necessari per svolgere le proprie mansioni. I sistemi devono prevedere autenticazioni forti e tracciabilità delle operazioni, in modo da poter monitorare eventuali anomalie o abusi;
4. Formare il personale in modo continuo: la consapevolezza umana è spesso il primo baluardo contro le minacce informatiche. Il personale deve essere periodicamente formato e deve coinvolgere tutti i livelli dell’organizzazione, dalla reception alla direzione;
5. Adottare una cultura della privacy: è importante che la protezione dei dati sia percepita non come un obbligo burocratico, ma come un valore aziendale, parte integrante dell’esperienza di ospitalità.
   La privacy, come abbiamo visto, è molto più di un obbligo: prendersi cura della privacy diventa un punto di forza per gli operatori del settore, un vero e proprio alleato per chi vuole offrire esperienze turistiche di qualità.

La normativa di riferimento principale è il Regolamento UE 2016/679 (GDPR), che stabilisce i principi fondamentali. Gli operatori devono, quindi, considerare sia le normative di settore, come l’obbligo di comunicare i dati degli ospiti alla Pubblica Sicurezza e le regole fiscali sulla conservazione dei dati, sia le disposizioni del Regolamento europeo e del Codice Privacy aggiornato, rendendolo conforme alle nuove norme europee sulla protezione dei dati personali.